Doküman arşivleme sistemi;
“mümkün olan en az kâğıt kullanımı” düşüncesi ile bağlantılı olarak, bir
firmanın ya da kurumun organizasyonu dâhilinde oluşturulan, tüm elektronik ve
kağıt dokümanlarının; hayat döngüsü boyunca elektronik ortamda izlenmesi ve
saklanmasıdır. Bir kurum için en önemli değerlerden biri arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı
evrakların içindeki bilgilerin nasıl saklandığı, nasıl ve ne kadar çabuk
erişildiği ve tekrar kullanılıp kullanılamadığı ise arşivin ne kadar değerli
olduğunu belirleyen unsurlardır. Çoğumuz için arşiv sadece evraklar ve
klasörleri çağrıştırır ancak pek çok kurum için arşiv kâğıt evrakların yanında;
fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması
gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. İşte bu nedenle tüm bu
değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, için bir doküman arşivleme sistemi gerekmektedir.